請求書の書き方・作り方を解説：インボイス請求書の書き方もご紹介

請求書とは、販売者と購入者との間で成立した契約に従って、販売した商品の代金を確実に受け取るための書類です。請求書には、販売した商品と数量、販売日、価格、支払期日を詳しく記載します。

本記事では、個人事業主の皆様に向けて請求書とは何か、請求書が必要な理由、記載する内容、効率的に電子請求書を発行する方法など、請求書について知っておくべきことを分かりやすく解説します。

請求書とは

請求書とは、販売者と購入者との間で行われた取引を記録し、サービスや商品の代金を請求するために発行される、法的拘束力のある書類です。商品代金を請求するだけでなく、取引内容を確認し正式に記録を残す役割も果たし、経理処理にも使われるため、ビジネスにおいて重要な役割を果たします。

請求書と支払伝票との違い

支払伝票は顧客がその場で支払う取引を記録する簡単な文書であるのに対し、請求書は詳細な支払条件やその他の情報を記載し、後払いの取引に使用される正式な文書です。

請求書と発注書の違い

発注書は請求書とは反対の役割を果たすものです。発注書は、購入者がある特定の価格で購入したい商品やサービスの詳細を記載するものです。小規模事業主として仕入れ先から大量の商品を注文したい場合には、発注書を発行します。

請求書の書き方と必要項目

請求書の書き方

請求書を作成するには、請求書作成ソフトを使用する方法と自分で作る方法があります。

請求書作成ソフトを活用する

市販の請求書作成ソフトを使えば、見栄えの良い請求書を簡単に素早く作ることができます。これらのソフトには通常、自社の情報やロゴを入れられるひな型が用意されています。また、入金管理やレポート作成などの便利な機能がついていることもあります。freeeのように、インボイス制度に対応した請求書を無料で作成できるソフトもあります。

自分で請求書を作成する

自分で請求書を作成する場合は、ワープロソフトや表計算ソフトを使います。ひな型を利用することも、自分で最初から作ることもできます。必要な項目をすべて盛り込み、間違いがなく見やすい仕上がりになるよう、しっかりと確認することが大切です。

請求書の必要項目

請求書を作成する際は、どのような点に気をつけて、どのような項目を盛り込めば良いのでしょうか。請求書の書き方は帳簿の付け方、国ごとの法令、経営する店舗の業態によっても異なりますが、一般的に以下の項目を含めることが推奨されています。

◎は適格請求書（インボイス請求書）の必須項目を表しています。

1.「請求書」という文言

書類の上部に必ず「請求書」という文言を入れ、発注書やクレジットノートと混同されないように気をつけましょう。これは実務的な意味で必要であるだけでなく、ほとんどの国において企業間取引（いわゆる「B2B（Business to Business）」のこと）の際に果たすべき法的義務となっているため、越境ECなどで請求書を発行する際は特に注意が必要です。

2. 個別の請求書番号

販売者は請求書に固有の請求書番号をつけ、その番号を帳簿で記録する必要があります。購入者は、請求書番号を使って請求書の支払状況を把握していますから正確に記入しましょう。番号は、小さい数字（例えば1や0001）から始め、順番に番号を割り振っていきます。分類しやすくしたり後で探したりしやすいように数字とアルファベットを組み合わせた番号にすることもできます。

3. 自社の情報◎

請求書には必ず自社の情報を記載しましょう。会社名、住所、電話番号、メールアドレスも入れます。フリーランスや個人事業主の場合は、会社名の代わりに氏名や屋号を記載します。

インボイス制度に対応した請求書の場合、適格請求書発行事業者登録番号（Tから始まる番号。いわゆるインボイス番号）も記入します。これらの情報は請求書の上部などに明記します。これらの情報は、顧客が正確な情報を管理して保管するためにも必要なものです。

4. 顧客の情報◎

顧客の情報も請求書の上部に記載し、自社の情報と同様の形式で記入します。顧客名、請求先住所、配送先住所（請求先と異なる場合）、電話番号、メールアドレスを記入します。

5. 請求日

請求書には必ず作成日（請求日）を記入しましょう。この日付は支払期限の起点となるため、請求書の支払期日が過ぎていないか、支払状況の確認が必要かどうかを判断するために必要となる重要な情報です。

6. 取引年月日◎

請求対象となる取引が行われた年月日を記載します。

7. 販売する商品の商品名と詳細◎

請求総額と顧客が注文した商品を示すこの部分が、請求書のメインの部分となります。

注文された商品ごとに1行ずつ記載します。色やサイズなどが異なる場合は、それぞれ別の行に記載しましょう。各行には以下のような項目を記入します。

• 商品明細： 商品の簡単な説明や商品のSKU番号（在庫管理コード）、インボイス（適格請求書）では軽減税率の対象である旨
• 数量： 顧客が注文した商品の数
• 単価： 商品1単位あたりの価格
• 小計： 単価に数量を掛けた金額。インボイス（適格請求書）では、税率ごとの合計対価と適用税率

8. 消費税額◎

販売する商品やサービスに消費税が加算される場合は、税率を正確に把握して計算し、請求書に明記します。

インボイス（適格請求書）では、税率ごとに区分した消費税額を記載します。

例えば、消費税率が10％の商品小計が10,000円、8％の商品小計が2,000円の場合：

10,000円×0.1=1,000円　→10％の消費税額

2,000円×0.08=160円　→8％の消費税額

となり、それぞれの税額と税率を記載します。

消費税に関する最新情報は、国税庁のウェブサイトで確認できます。消費税法等は改正される可能性もあるため、定期的に最新情報を確認しましょう。

9. 請求総額

請求総額は、請求書の中で最も目立つように記載しましょう。これは顧客にとって最も重要な情報であり、請求書を発行する主な目的でもあります。顧客が支払う金額を間違えないよう、分かりやすく記載するようにしましょう。

10. 支払期日

請求書の支払期日は明確に記載し、顧客が迷ったり悩んだりする状況は避けるようにしましょう。

• 期日指定支払い：「請求日から〇日以内に支払う」という形式の支払期日です。一般的な支払期日は請求日から7日以内、30日以内、60日以内、90日以内などです。顧客の多くがこの期日まで待ってから支払う傾向があります。
• 前払い：発注された業務を遂行し、作業が完了する前に全額を支払う方式です。
• 現金前払い：前払いと似ていますが、発注された業務を遂行し、作業が完了する前に全額を現金で支払う方式です。
• 請求書受取払い：顧客が請求書を受領したタイミングで支払いを行います。通常は翌営業日に支払いが見込まれます。
• 月末払い：請求書が発行された当月の月末までに支払います。
• 翌月15日払い：請求書の日付の翌月15日までに支払います。
• 半額前払い：発注された業務を遂行し、作業が完了する前に請求総額の50%を支払ってもらう方式です。これは通常、大規模な注文やプロジェクトで使用されます。

11. 支払方法

仕入れ先や顧客から代金を確実に支払ってもらうには、支払方法を明記しましょう。請求書に希望の方法がなかった顧客の半数近くが支払いを諦めてしまうことが分かっています。そのため、請求書の支払方法については柔軟に対応することが重要です。

振り込みでの支払いを依頼する場合は、振込先情報も記載するようにしましょう。金融機関名や支店名、口座番号や名義はもちろんのこと、銀行コードや支店コードなども記しておくと安心です。また、振り込み手数料をどちらが負担するかも明記しておきましょう。

12. 備考

請求に関する伝達事項などがあれば記載します。商品の配送情報などを記載することもあります。送料負担も含めた配送条件、配送方法、配送予定日、追跡番号などの詳細を記入しましょう。

請求書作成時の注意点

請求書の控えを保管する

請求書は一定期間保管することが義務付けられています。個人事業主の場合は5年間、法人または課税事業者である個人事業主は7年間、発行した請求書の控えを保管しなければなりません。また、電子取引で発行した請求書の場合は、電子データで保管する必要があります。

金額の書き方を統一する

金額の書き方に法的なルールはありませんが、請求書を作成する際は金額の書き方を統一するようにしましょう。￥と円どちらを使うのかなど、記載方法にばらつきがでないようにします。また、桁区切りは必ず入れるようにすることで、作成時に金額の間違いに気がつきやすくなるだけでなく、顧客にとっても分かりやすい請求書となります。

個人事業主は源泉徴収の対象かどうか確かめる

受け取る報酬に源泉徴収の対象となる報酬が含まれているかどうかを確かめるようにしましょう。対象となる報酬がある場合は、源泉徴収額も記載します。源泉徴収額の記載は法的に定められたものではありませんが、入金金額に間違いがないか確認しやすくなり、確定申告時にも役立ちます。

源泉徴収の対象となる報酬には、主に以下のようなものがあります。

• 原稿料や講演料など
• 弁護士、公認会計士、司法書士等の報酬
• 映画、演劇その他芸能の出演料や報酬

効果的な請求書作成のコツ

請求書を分かりやすくし、素早く支払いを受けるために、以下のポイントを押さえておきましょう。

• 請求書は1ページに収め、読みやすいフォントを使いましょう。
• 早めの支払いや期日内に支払った場合の特典を設けるとスムーズに支払いが進むことがあります。
• 何度も使える請求書のひな型を作り、作業の手間を減らしましょう。
• 定期的な取引には、定期請求書を発行できないか検討しましょう。
• 新規注文があったら自動的に請求書が作成されるシステムを導入しましょう。Shopify app storeでは、ECサイト向けアプリを多数ご用意しており、請求書作成作業を完全に自動化できます。
• クレジットカードやデビットカード、スマホ決済、銀行振込、分割払いなど、多様な支払方法を用意しましょう。

請求書の役割

請求書は、キャッシュフロー、在庫管理、経理処理の要となるものです。販売に関する重要な情報がすべて記載されているだけでなく、それ以外の重要な役割もあります。

確実な代金回収

請求書があれば、確実に代金を受け取ることができます。支払期限（即時払いや月末払いなど）が明記されているため、キャッシュフローの見通しが立ち、それに基づいて事業計画や経費の管理ができます。

売上管理

請求書を使えば、販売した商品の内容や数量、特定の期間の売上件数を正確に把握できます。これは、広告宣伝効果を確認したり、来期の計画を立てたりする際に役立ちます。

会計と税務処理

請求書は帳簿付けに欠かせません。請求書は税務書類としての役割も果たすため、店舗の売上を正確に記録する助けにもなります。

経営分析

請求書を分析することで、季節ごとの需要や年間トレンドをさらに正確に予測できます。これにより、在庫管理を適切に行い、キャッシュフローを改善したり、人気商品の品切れや過剰在庫を防いだりすることができます。

いろいろな種類の請求書と請求書に似た書類

定期請求書

定期的な取引に対して発行される請求書です。主にサブスクリプションサービスや定期配送サービスで使用され、一定期間ごとに自動生成されます。継続的なビジネス関係の管理に適しています。

プロフォーマインボイス（仮送り状）

国際取引で使用される事前見積書の一種です。購入検討中の顧客に発行され、商品価格や配送情報を記載します。購入計画や通関手数料の見積もりに活用されますが、日本では正式な通関書類としては認められません。

時間報酬制請求書

時間単位で料金を請求する際に使用される請求書です。総業務時間数と時間当たりの料金を明記し、請求総額を算出します。コンサルティングや法律サービスなど、時間ベースの料金体系を持つ業種でよく使用されます。

クレジットノート（クレジットメモ）による請求書の訂正

クレジットノートは、顧客への返金や値引きを行う際に発行される書類です。主に商品の返品処理や過去の請求金額の修正に使用されます。「クレジット」は簿記用語で貸方を意味し、この文書により顧客に対する債務を記録し、購入金額の全額または一部の返金を適切に実行できます。消費税処理や会計処理において重要な役割を果たします。

デビットノート方式の請求書

デビットノート方式の請求書は、顧客の債務額の増加を通知するために発行されます。「勘定借記通知書」とも呼ばれ、顧客が注文内容を変更してより高額な商品に切り替えた場合などに発行されます。「デビット」は簿記用語で借方を意味し、発行者側が相手側に対して受け取るべき債権が発生した際に使用され、債権の内容と金額が相手側に通知されます。

コマーシャル・インボイス（商業送り状）

国際取引において不可欠な書類で、輸出品の通関申告や関税計算に使用され、製品が国境を越えて輸出される際の重要な役割を果たします。日本の輸出業者は、発行者（輸出者）と買主（輸入者）の連絡先、商品内容の詳細と価格、商品の大きさと重量、原産国、輸出の理由、注文日などを記載し、送り主（輸出者）の署名を入れる必要があります。

中間前払金請求書

大規模プロジェクトの途中段階で発行される請求書です。特に建設業や長期プロジェクトで使用され、販売者と購入者双方のキャッシュフローを改善するのに役立ちます。

支払期日を過ぎた請求書

期日までに支払いが行われなかった請求書を指します。支払いが遅れるとキャッシュフローに大きな影響を及ぼし、その結果、従業員、仕入れ先、賃料の支払いにも影響が出る恐れがあるため、売掛金管理を徹底し、支払期日を過ぎた請求書を出さないようにしましょう。

前受金請求書

商品やサービスの前払金を回収するために発行する書類です。日本では「着手金請求書」とも呼ばれ、一定の金額を預かり金として受け取る形式を取り、顧客からの確実な発注確認を得る目的で使用されます。

請求書作成を始めましょう

初めての請求書発行でも、100回目の発行でも、これらのポイントを押さえて効率的な請求書を作り、期日通りに入金されるようにしましょう。

売上、請求書、入金をまとめて管理できる電子請求書ソフトを使えば、経理作業が大幅に軽減できます。また、ShopifyのPOSシステムを利用すれば、オンライン販売でも店舗販売でも、あるいはそのどちらでも、請求書を管理することができます。

Shopifyの無料請求書テンプレートを使うと、数回クリックするだけでその場で電子請求書を発行できます。必要事項を入力するだけで、美しくシンプルな請求書を作成・送信できます。

文：Yukari Watanabe