Travailleurs en freelance : comment prendre des vacances

C'est l'été, et vous pensez sûrement à vos vacances. Mais indépendamment du fait que vous preniez des vacances près ou loin de chez vous, ou même que vous vous envoliez vers une nouvelle destination, une question gênante vous occupe peut-être l'esprit : vais-je pouvoir échapper au travail pendant mes vacances ?

Même si tout le monde rencontre ce problème, il est particulièrement difficile à gérer pour les freelances qui travaillent pour leur propre compte et qui n'ont personne qui peut les remplacer pendant leur absence. Selon un rapport d'Upwork datant de 2017, plus de 57 millions de personnes travailleraient en freelance aux États-Unis seulement, mais 60 % d'entre eux affirment travailler même lorsqu'ils sont en vacances.

Il est impératif de prendre du temps pour se ressourcer. En effet, il devient difficile de donner le meilleur de soi-même quand l'épuisement professionnel commence à s'installer. Tout le monde a besoin et mérite de prendre des vacances, y compris vous !

Nous vous présentons à continuation les 3 types de vacances que vous pouvez prendre, et comment : des vacances où vous travaillez ; des vacances où vous vous déconnectez partiellement du travail ; des vacances où vous êtes complètement déconnecté.

Préparation 

Si vous hésitez à prendre des vacances, c'est en grande partie à cause de vos clients. Vous êtes parvenu à faire décoller votre activité en étant réactif et fiable. Mais que se passera-t-il si vos clients vous contactent et qu'ils reçoivent un message automatique « Absent du bureau », ou aucune réponse du tout ?

Rappelez-vous ceci : si un client décide d'arrêter sa collaboration avec vous parce que vous décidez de prendre des vacances, il vaut mieux de toute façon laisser tomber cette collaboration. Mais vous avez certainement intérêt à maintenir vos clients informés — ce qui demande une certaine planification de votre part.

Expliquez que vous planifiez de partir en vacances 

Il est important de gérer les attentes et de communiquer aux clients la durée pendant laquelle vous allez être absent. Vous pouvez envoyer un e-mail à vos clients pour les informer de votre absence prochaine, et inclure un message du type :

« Pendant les vacances d'été, du (date) au (date), je vais prendre quelques jours de vacances en famille/pour voyager (ajouter la destination). J'espère me ressourcer et être prêt à m'attaquer aux nouveaux projets à mon retour. J'espère que vous aurez aussi la possibilité de faire de même ! »

Vous voyez, il n'y a aucune raison de croire que vous manquez à vos responsabilités ! Vous montrez au contraire que vous prévenez l'épuisement professionnel au bon moment et avec intelligence.

L'avantage de prendre des vacances en été, c'est que la plupart des clients prennent également leurs congés lors de cette saison. Il y a moins de probabilités que ces derniers aient besoin de vos services s'ils sont eux-mêmes absents.

Planifiez la mise en ligne de contenu 

Ce n'est pas parce que vous prenez des vacances que vous allez disparaitre de la surface de la terre. Assurez-vous de planifier la mise en ligne de contenu pendant votre absence. Utilisez des outils comme Buffer, Hootsuite, ou Sprinklr pour programmer des publications sociales ; planifiez la mise en ligne d'articles de blog si vous êtes un créateur de contenu ; et configurez l'envoi automatique d'un ou deux e-mails pendant votre absence tant que vous y êtes.

Cela dit, assurez-vous de ne pas engager vos contacts dans une conversation tant que vous n'êtes pas revenu — cela évitera que les gens vous envoient des commentaires ou des notifications de problèmes alors que vous n'êtes pas prêt à leur répondre.

Configurez votre message d'absence du bureau

Il est essentiel de configurer une notification d’absence du bureau qui soit utile et brève. Elle agira comme un rappel pratique pour ceux qui savent que vous êtes absent, et informera ceux qui ne sont pas encore au courant.

Voici quelques conseils à suivre pour rédiger un message d’absence du bureau efficace qui informe vos clients :

• Informez les gens de votre date de retour au bureau.
• Expliquez-leur ce qu’ils doivent faire en votre absence si leur demande est urgente. Fournissez-leur les coordonnées d’un collègue (prévenez-le avant !). Vous pouvez également leur demander de vous mettre en CC sur tous les e-mails qui sont envoyés à ce collègue si vous souhaitez rester informé des échanges.
• Vous pouvez par ailleurs leur demander de vous recontacter à votre retour pour être certain de voir le message (bien que cela puisse parfois sembler un peu trop demandé).

Assurez-vous d’utiliser un ton approprié. Si vous vous préparez à vivre une aventure intéressante pendant vos vacances, et que vous ne vous attendez pas à recevoir d’e-mails catastrophiques, profitez-en pour injecter un peu d’humour à votre message tout en utilisant des émoticônes si cela vous semble approprié.

Cela dit, cette approche pourrait ne pas convenir dans certaines situations. Si les gens vous contactent à propos d’un problème urgent, ils n’apprécieront certainement pas d’avoir un message amusant jeté en pleine figure. En cas de doute, il est recommandé généralement de rester sur un ton professionnel pour rédiger un message d’absence du bureau. Voici un exemple à considérer :

 

En général, il vous sera difficile de répondre aux e-mails pendant votre absence. N’hésitez pas à adapter votre message pour clairement expliquer que vous n’allez pas répondre aux e-mails pendant que vous serez absent. C’est ce qui est en général recommandé.

Maintenant que vous avez tout préparé, il est temps de dire au revoir à votre bureau et à vos collègues pour officiellement entamer votre séjour de vacances ! Bonjour cocktails et bains de soleil — au revoir réveils matinaux.

Il existe trois façons de gérer cela.

1. Déconnexion totale

Oui, on parle ici d’aucun e-mail, d’aucun appel, d’aucun chat, et d’aucune réflexion en lien avec le travail.

Cela risque en effet d’être difficile, surtout si vous aimez ce que vous faites. Cela dit, vos collègues et vos clients ne devraient pas s’attendre à avoir de vos nouvelles. Nous vous présentons à continuation certaines mesures qui peuvent vous permettre de vivre ces vacances dont vous avez toujours rêvé ; des vacances où vous êtes complètement et totalement détaché de votre vie professionnelle habituelle. Voici comment faire de ce rêve une réalité.

Créez une adresse e-mail dédiée à la période des vacances

Le fait de consulter sa boite de réception de façon compulsive est aujourd’hui devenu une véritable addiction de laquelle il est difficile de se défaire. Mais il existe tout de même des astuces pour éviter de consulter votre e-mail principal.

Pour éviter de plonger dans le chaos de votre boite de réception professionnelle, configurez une adresse e-mail dédiée à la période des vacances. Qui sont les personnes les plus susceptibles de vous contacter pendant que vous êtes en vacances ? De quoi pourraient-elles avoir besoin ? Ne partagez cette nouvelle adresse e-mail qu’avec les personnes qui pourraient absolument avoir besoin de vous joindre : clients clés, membres de famille, ou toute personne chargée de surveiller ou de s’occuper de votre maison.

Utilisez des filtres dans votre boite de réception professionnelle pour transférer les mémos relatifs au voyage vers votre adresse e-mail dédiée aux vacances pour ne manquer aucun vol ou train.

Il est excitant d’avoir une adresse e-mail secrète — tant que vous la gardez ainsi. Autrement, vous vous retrouverez à la case départ avec une boite de réception surchargée.

Trouvez une personne pour vous remplacer

Bien que vous ne puissiez peut-être pas vous permettre pour le moment d’engager un assistant à temps plein, vous devriez considérer de le faire pour la durée de vos vacances.

Engagez un assistant virtuel qui peut vous aider dans la gestion des tâches administratives et des tâches basiques pendant votre absence. Vous aurez l’esprit plus tranquille en sachant que quelqu’un représente votre entreprise même quand vous êtes absent. Et il se pourrait même que vous décidiez d'engager cette ressource à temps plein à votre retour.

Dans cette optique, vous devriez aussi vous appuyer sur vos collègues freelances qui travaillent dans votre niche. N’hésitez pas à les mentionner dans votre message d’absence du bureau en cas d’urgence. Si vous les recommandez pour un projet, ils feront certainement de même dans le futur. Assurez-vous cependant que la personne que vous recommandez est fiable — ce serait une grosse erreur de transférer des projets à quelqu’un qui risquerait en plus de nuire à votre réputation.

Pensez à tous les imprévus qui pourraient contrecarrer vos plans

Naturellement, il y aura des circonstances que vous ne pourrez pas anticiper. Vous devez donc établir un plan d’action d’urgence ou une « liste de possibilités ». Quelque chose du genre : « Si (liste de possibilités) se produit, cela peut attendre mon retour. Si (liste de possibilités) se produit, contactez X. »

Vous devriez être la dernière personne à apparaitre dans la liste des personnes à contacter. Et dans le cas d’une urgence, vous devriez être notifié.

Outils et applications pratiques

Inbox Pause

Le nom de cette application est très explicite. Avec cet outil, vous avez la possibilité de « mettre en pause » ou de bloquer temporairement l’arrivée d'e-mails dans votre boite de réception, jusqu’à ce que vous soyez prêt à les recevoir. Il n’y a aucun risque que vous soyez distrait si aucun nouvel e-mail n’apparait dans votre boite de réception.

Freedom

« Ne vous laissez plus distraire par votre téléphone, ordinateur de bureau, ordinateur portable, ou tablette, » c’est la promesse de cet outil qui vous donne la possibilité de bloquer Internet, les réseaux sociaux, et les applications afin d’éliminer les distractions et ces notifications embêtantes qui vous mènent la vie dure.

Wagepoint

Ce logiciel de paie basé sur le cloud vous permet de payer vos employés (et de vous payer vous-même) pendant que vous êtes absent. Il permet de gérer les virements, les calculs de la masse salariale, les impôts sur le revenu, et les déductions fiscales. Assurez-vous de prédéfinir vos paramètres d’autoapprobation pour que l’application applique les actions que vous avez préconfigurées pendant que vous êtes en extase au soleil.

2. Déconnexion partielle

Vous avez certainement deviné la signification derrière ce concept.

La déconnexion partielle fait référence à une présence en arrière-plan. Par exemple, votre nom figure toujours sur la chaine Slack de votre équipe, vous recevez les e-mails importants dans votre boite de réception, et vous recommandez à vos collègues de vous contacter si quelque chose de vraiment important survient.

Même si vous êtes partiellement déconnecté, vous pouvez suivre quelques conseils pour passer du temps tranquillement avec vous-même, votre conjoint(e), ou votre famille.

Limitez votre travail aux tâches basiques

Ne cherchez pas à plonger dans des projets complexes. Simplifiez — engagez-vous à répondre aux e-mails et aux appels téléphoniques importants, et soyez disponible pour apporter de brèves clarifications ou réponses.

Astuce : si vous lisez un e-mail et que vous n’avez pas la capacité de répondre convenablement sur le moment, marquez-le pour y répondre à votre retour et tentez de l’oublier en attendant.

Cette stratégie vous permettra de limiter de façon raisonnable le nombre d’e-mails non lus, et d’éviter la panique à votre retour au bureau.

Planifiez des fenêtres de disponibilité

Pour définir des attentes tout en ayant du temps pour quelques siestes, choisissez une plage horaire durant laquelle vous vous engagerez à être disponible pendant vos vacances. Optez pour deux heures (ou moins) par jour ; faites savoir à vos clients qu’ils peuvent vous joindre uniquement pendant cette fenêtre (sauf en cas de grosse urgence).

Choisissez une plage horaire qui conviendra au plus grand nombre de personnes qui pourraient tenter de vous joindre — et qui s’intègrera de façon fluide dans votre agenda également. Par exemple, une fenêtre de 9h à 11h vous permettrait de passer en revue vos e-mails autour d’un café. Tandis qu’une fenêtre de 15h à 17h vous permettrait de faire le point avant que vos contacts ne quittent leur bureau. Choisissez judicieusement, et soyez cohérent.

Utilisez des outils et des applications

Mailstrom

Mailstrom dispose d’une multitude de fonctionnalités qui vous permettent de garder le contrôle sur votre boite de réception. Cet outil regroupe les e-mails similaires pour que vous puissiez traiter des dizaines ou même des centaines d’e-mails en même temps, en évitant ce tri individuel des messages tant redouté. Vous pouvez trier les e-mails sur la base de différents facteurs, comme la fréquence à laquelle vous répondez à l’expéditeur — et utiliser des filtres antispam et la fonctionnalité de désabonnement pour rapidement hiérarchiser ce qui peut être éliminé définitivement de votre boite de réception.

Offtime

Cette application vous permet non seulement de programmer des plages horaires sans interruption pour que vous puissiez passer du temps avec vos amis et votre famille, mais également de consulter des données analytiques relatives à l’utilisation de votre téléphone.

3. Vacances où vous travaillez

Effectuez une sauvegarde complète

Effectuez une sauvegarde complète de votre ordinateur et votre téléphone avant de partir — c’est un conseil que nous vous donnons par expérience. Certaines personnes ont laissé accidentellement tomber leur téléphone dans l’océan après avoir été émerveillées par les couleurs de l’océan de certaines îles tropicales ! Si quelque chose de semblable vous arrive, vous devez être préparé.

Cela dit, évitez à tout prix d’endommager, de perdre ou de vous faire voler vos possessions technologiques les plus précieuses.

Restez connecté

Préparez-vous à gérer les situations où vous n’aurez pas accès au wifi. Assurez-vous de souscrire à un forfait Internet mobile prépayé, ou d’acheter un point d’accès sans fil et un routeur.

Dans les cas où la connexion Internet est très lente, configurez un deuxième navigateur de façon à accélérer la navigation. Choisissez le navigateur de votre choix, mais veillez à optimiser ses paramètres pour une rapidité optimale en bloquant les publicités et le Flash, en supprimant la plupart des extensions (ou toutes), en augmentant la mémoire cache (pour ne pas avoir à retélécharger une page déjà visitée), en désactivant les images, et en empêchant les mises à jour automatiques. Combinés, ces changements vous permettront de garder votre sang-froid même lorsque vous travaillerez avec une connexion ultralente.

Réduisez l’utilisation de la technologie (dans la mesure du possible)

Vous avez tout à gagner en relevant ce défi. Éloignez-vous (physiquement) autant que possible de votre ordinateur portable pendant la journée. Si vous vous déplacez avec votre ordinateur portable dans votre sac, vous serez tenté parfois de créer un nouveau document ou une nouvelle feuille de calcul sur la base d’une idée qui vous traverse subitement l’esprit. Si vous êtes (physiquement) loin de votre ordinateur, vous serez moins enclin à succomber à ces pulsions au moment de profiter d’une activité qui n’est pas en lien avec le travail.

Étendez également cette pratique à l’utilisation de votre téléphone — essayez simplement de l’éteindre. Bien que l’idée puisse vous sembler un peu folle, résistez tout de même à la tentation le plus longtemps possible. On vous promet que tout ce que vous pensez avoir manqué sera prêt et vous attendra lorsque vous le rallumerez.

Utilisez des outils et des applications

SaneBox

Si vous devez consulter vos e-mails pendant vos vacances, vous devriez le faire judicieusement. Cet outil de gestion de boite de réception propose énormément de fonctionnalités intéressantes. Il vous permet par exemple de voir les e-mails qui proviennent d’une adresse « do not reply » qui n’accepte pas les réponses, « d’endormir » un e-mail jusqu’au moment où vous êtes prêt à le traiter, et de télécharger automatiquement les pièces jointes dans le cloud pour ne pas perdre de temps et d’espace en les téléchargeant.

Expensify

Si vous êtes en voyage d’affaires (prospection de clients, participation à une conférence, réalisation d’une étude de marché, etc.), vous allez probablement devoir suivre vos dépenses à des fins de facturation ou de comptabilité. Cette application vous permet de numériser les reçus et de traiter les dépenses pendant que vous êtes en déplacement — pour que vous n’ayez pas à rattraper un trop grand retard à votre retour au bureau. L’application fonctionne même quand vous êtes hors-ligne et sans wifi.

Fuze

Considérez cet outil si vous comptez passer des appels à distance avec des collègues ou des clients pendant votre voyage. L’application utilise la VoIP pour les audioconférences et les visioconférences sur les ordinateurs de bureau et mobiles, en vous permettant également de partager votre écran et les diapositives de votre présentation en cas de besoin. Même si vous avez probablement déjà une solution de visioconférence que vous utilisez déjà (à Shopify, nous recommandons Zoom et Google Hangouts), il est toujours bon d’avoir un plan alternatif.

WIFIMapper

Trouvez du wifi gratuit partout dans le monde avec l’aide de cette application qui suit près de 500 millions de réseaux wifi internationaux. Réduisez vos frais d’itinérance avec plus de deux millions de points d’accès gratuits, recommandés et cartographiés pour vous. L’application vous indiquera également le type d’établissement ou de lieu où se trouve le point d’accès, la qualité de la connexion — et si le café est bon ou mauvais !

Prenez du temps pour vous

Nous espérons que ces conseils vous aideront à passer des vacances reposantes et divertissantes cet été, afin que vous puissiez reprendre le travail en ayant fait le plein d’énergie pour le reste de l’année.

Quelles sont vos meilleures tactiques pour voyager ou passer du temps loin du bureau/en famille ? Partagez vos astuces ci-dessous.

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Article publié par Aleks Ignjatovic

Aleks est la rédactrice en chef du blog de Shopify en français. Elle est responsable du marketing de contenu et de la localisation pour les marchés francophones chez Shopify.

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