Contabilidad para ecommerce: guía para principiantes (2024)

El camino al comienzo de un negocio está lleno de hitos.

Está el día en que tu producto está listo para el mercado, el día en que abres tu tienda online al mundo y el día en que haces tu primera venta, un gran paso que merece celebración. Como emprendedor de ecommerce, pocas cosas son más emocionantes que ver cómo el dinero comienza a entrar en tu cuenta bancaria.

Pero antes de descorchar el champán y dar por terminado el día, es importante tener un plan para rastrear y gestionar tus ingresos y gastos. En otras palabras, necesitas un sistema de contabilidad para ecommerce.

ÍNDICE

• ¿Qué es la contabilidad para ecommerce?
• ¿Qué implica la contabilidad para ecommerce?
• ¿Qué deben rastrear los propietarios de negocios de ecommerce?
• Métodos contables para vendedores de ecommerce
• Mejor software de contabilidad para ecommerce
• Cómo elegir el software adecuado de contabilidad para ecommerce 
• Prácticas recomendadas de contabilidad para ecommerce
• Preguntas frecuentes sobre la contabilidad para ecommerce

¿Qué es la contabilidad para ecommerce?

La contabilidad para ecommerce es la práctica de registrar, organizar y gestionar todos los datos financieros y transacciones comerciales relevantes para el funcionamiento de una empresa de ecommerce. Piensa en ella como un subconjunto de la contabilidad para pequeñas empresas que está específicamente diseñado para atender las necesidades únicas de un proveedor de ecommerce.

En su forma más fundamental, la contabilidad es la práctica de rastrear y registrar transacciones y categorizar cada una como ingreso o gasto. Bastante simple, ¿verdad?

Aun así, puede ser fácil perderse en la terminología contable, especialmente si eres nuevo en las finanzas empresariales. Para simplificar las cosas, aquí hay algunos de los componentes clave de la contabilidad para ecommerce:

• Orden de compra. Una orden de compra es un documento legalmente vinculante de un cliente que indica la cantidad y tipo de artículos que desea comprar, con un compromiso de pagar un precio establecido por esos artículos. Aunque una orden de compra no es un pago, debe incluir la información del pago. Tu empresa podría utilizar una orden de compra para solicitar materias primas a un proveedor, o un cliente podría enviarte una solicitando un volumen específico de bienes o servicios.
• Orden de venta. Una orden de venta es un documento preparado por el vendedor (a menudo en respuesta a una orden de compra) que detalla todos los aspectos de una venta. Una orden de venta debe incluir información del cliente, descripción y cantidad de los bienes vendidos, monto de la venta, información del pago y dirección y fecha de entrega.
• Cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Estos términos se refieren a facturas y recibos pendientes, o al total de gastos no pagados e ingresos no recibidos.
• Costo de mercaderías vendidas (COGS). Este es el costo total de producción y distribución de un producto. A menudo se calcula para incluir envío, almacenamiento, comisiones de las tarjetas de crédito y cualquier otro costo directamente relacionado con la venta de productos. No incluye gastos generales como nómina, marketing, licencias de software o espacio de oficina.
• Impuesto sobre las ventas de ecommerce. Esto se refiere al impuesto pagado por un negocio de ecommerce al estado en el que reside el comprador. Es decir, si existe un nexo de impuesto sobre las ventas entre el vendedor y el estado, lo que significa que el estado tiene el derecho de gravar un negocio. (En general, lo tiene si el negocio se dedica a alguna actividad económica en el estado).

¿Qué implica la contabilidad para ecommerce?

Como toda contabilidad empresarial, la contabilidad para ecommerce incluye:

• Funciones básicas de contabilidad para ecommerce, como gestionar la facturación, la nómina y los balances
• Funciones de planificación e informes más sofisticadas, como preparar estados contables y crear un plan fiscal estratégico

La gestión fiscal, la contabilidad y la planificación del crecimiento son a menudo tres áreas principales de énfasis.

Gestión fiscal

La gestión fiscal puede ser complicada, y los errores en la presentación o interpretación del código fiscal pueden tener graves consecuencias para los empresarios. Por eso, la gestión fiscal (incluidas la planificación y la preparación fiscal) es un servicio central de muchas firmas contables.

La gestión fiscal de ecommerce incluye rastrear y remitir todos los impuestos estatales y locales aplicables, calcular y presentar impuestos estimados trimestrales, presentación de fin de año y distribución de formularios 1099 a trabajadores contratados.

Determinar cuándo un vendedor de ecommerce debe cobrar impuesto sobre las ventas puede ser complicado, y se complica aún más por el hecho de que diferentes estados se rigen por diferentes normas. En general, si un vendedor tiene un negocio significativo en un estado (también conocido como nexo de impuesto sobre ventas), ese vendedor es responsable de cobrar y remitir impuestos estatales por cualquier compra hecha en ese estado.

Una empresa de ecommerce siempre tiene un nexo de impuesto sobre las ventas en el estado donde tiene su sede. Otros factores comunes incluyen tener una ubicación física o un almacén, un empleado o un socio de envío en un estado, visitar un estado para una feria comercial, o superar un cierto monto en ventas en un estado en particular.

Contabilidad

La contabilidad precisa es un requisito básico para toda planificación empresarial y operación. Esto incluye rastrear y categorizar ingresos y gastos, gestión de inventarios y revisar balances.

También incluye rastrear devoluciones de clientes, una comodidad que puede mejorar la fidelidad del cliente y causar dolores de cabeza contables. Si no se rastrea de manera adecuada, una devolución puede desajustar tus ventas, el inventario, los gastos, las previsiones y los registros de impuestos sobre las ventas, todo al mismo tiempo.

Un sistema de contabilidad para ecommerce debe tener en cuenta las devoluciones de clientes y permitirte aceptar devoluciones sin desajustar tus informes financieros.

Planificación para el crecimiento

Hay pocas cosas tan emocionantes como escalar un negocio. Por suerte, la contabilidad para ecommerce es más que solo tareas para los empresarios. También es el proceso de reunir toda la información que necesitas para alcanzar tus objetivos empresariales.

La contabilidad para ecommerce puede ayudarte a analizar:

• Qué productos o servicios son más rentables para tu empresa
• Tu cambio en ganancias a lo largo del tiempo
• Tus mayores gastos y pasivos
• Oportunidades para aumentar tus márgenes de ganancia

También puede proporcionarte referencias financieras que puedes usar para medir el éxito de nuevas iniciativas (por ejemplo, el retorno de inversión, o ROI, de una nueva campaña de marketing) y para pensar de manera estratégica sobre tus próximos pasos.

¿Puedes permitirte comprar a un competidor? ¿Cuánto estás gastando al año en envíos, y te ahorraría costos tener un almacén en otro estado? ¿Cuándo es tu próxima temporada alta, y estarás listo?

La contabilidad para ecommerce también incluye la elaboración de informes financieros como los  estados de pérdidas y ganancias y estados de flujo de caja. Piensa en estos como el manual del propietario de tu negocio: tus estados financieros e informes representan todo lo que necesitas saber sobre el funcionamiento de tu empresa, todo compilado en un solo lugar.

¿Qué deben rastrear los propietarios de negocios de ecommerce?

La contabilidad empresarial requiere rastrear todas las transacciones, inventario e información financiera de una empresa. Esto incluye métricas como flujo de caja y ganancias brutas, balances y estados de pérdidas y ganancias.

• Flujo de caja. El flujo de caja es el movimiento de dinero hacia (y fuera de) tu negocio. La gestión del flujo de caja puede ayudarte a cumplir con todas tus obligaciones y evitar incurrir en deudas no deseadas.
• Ganancia bruta. Una de las métricas clave para gestionar tu negocio, la ganancia bruta, se refiere a los ingresos totales menos el costo de las mercaderías vendidas. Expresado como una fórmula, es ganancia bruta = ingresos - costo de las mercaderías vendidas.
• Márgenes brutos. Los márgenes brutos se calculan utilizando los mismos datos que la ganancia bruta, pero esta métrica se expresa como un porcentaje de los ingresos totales. La fórmula para calcular los márgenes brutos es márgenes brutos = (ingresos - costo de las mercaderías vendidas) / ingresos. Por ejemplo, si tu empresa genera $10.000 vendiendo mercaderías que te costaron $4000, tu ganancia bruta es de $6000 y tus márgenes brutos son del 60 %.
• Balances. Tu balance incluirá tres categorías principales: activos (incluidos efectivo, cuentas por cobrar e inventario), pasivos (incluidos cuentas por pagar, salarios e impuestos a las ganancias) y el patrimonio combinado de todos los accionistas.
• Ganancias y pérdidas. Los estados de ganancias y pérdidas proporcionan una visión integral de la rentabilidad de tu negocio durante un período determinado. Calculan los ingresos totales menos todos los costos asociados con la operación de tu negocio, incluido el COGS, los gastos de marketing, nómina y gastos generales. Si este número es positivo, has obtenido ganancias durante el período especificado. Si es negativo, has tenido pérdidas.

Métodos contables para vendedores de ecommerce

Existen muchos proveedores de contabilidad disponibles, desde plataformas de software contable hasta firmas de contabilidad tradicionales. Sin embargo, antes de comenzar con un proveedor, necesitarás elegir un método contable.

Los dos métodos contables son la contabilidad de caja y la contabilidad de ejercicio. Una empresa de ecommerce puede utilizar cualquiera de los métodos, pero no ambos a la vez. Cambiar de método requiere presentar documentación ante la Agencia Tributaria.

Contabilidad sobre la base de lo percibido

La contabilidad de caja es un método contable que mide la transferencia de efectivo.

Aquí hay un ejemplo de cómo funciona la contabilidad sobre la base de lo percibido:

Parece simple, ¿verdad? Bajo este método, podrías recibir una orden de compra por una mesa de café hecha a mano de $800, hacer la mesa y luego enviarla a tu cliente. Bajo un método de contabilidad de  caja, solo registras los ingresos de la mesa cuando el pago del comprador llega a tu cuenta.

Lo mismo ocurre con los gastos. Podrías deberle a un videógrafo $10.000 por una serie de videos de productos que se completarán al inicio del segundo trimestre, pero como esos $10.000 aún están en tu cuenta bancaria al final del primer trimestre, terminarás pagando impuestos sobre ellos durante el primer trimestre. A efectos contables, esta deuda solo importa una vez que el dinero sale de tu cuenta.

Contabilidad de ejercicio

La contabilidad de ejercicio, a diferencia de la contabilidad de caja, mide una transacción cuando se generan los fondos o se incurre en gastos, no cuando se realiza el pago.

El método de lo devengado es más utilizado por grandes empresas y requiere un conocimiento contable más especializado y un enfoque más práctico para la gestión de cuentas que el método sobre la base de lo percibido.

Este método ofrece una idea más precisa de la situación financiera de una empresa, pero también es más complejo que la contabilidad sobre la base de lo percibido. La contabilidad sobre la base de lo devengado es el método requerido por los principios contables generalmente aceptados.

Aquí se explica cómo funciona:

Aunque la contabilidad de ejercicio puede proporcionar una idea más precisa de la situación financiera a largo plazo de tu negocio, tiene el potencial de engañar a los empresarios sobre el estado real de sus cuentas. Por ejemplo, la mencionada fabricante de mesas de café «ganaría» $800 en cuanto termine la mesa, pero su cuenta bancaria empresarial podría seguir vacía.

Mejor software de contabilidad para ecommerce

Veamos el mejor software contable para pequeñas empresas que puedes utilizar en tu negocio de ecommerce.

QuickBooks Online

QuickBooks Online es un software de contabilidad integral en la nube que ofrece automatización en tu tienda de ecommerce. Se integra con canales de ventas en línea populares como Shopify. Esta función elimina la entrada manual y la necesidad de verificar ventas y pagos en diferentes tiendas.

Características:

• Integración sin problemas: Conecta tus plataformas y mercados de ecommerce con QuickBooks para importar automáticamente ventas y pagos, y asignarlos a las cuentas correctas.
• Coincidencia inteligente: QuickBooks desglosa automáticamente los ingresos, impuestos y tarifas a través de tu canal de ventas y asigna los pagos a los depósitos bancarios.
• Análisis de tendencias: Ofrece información sobre tus ventas, ingresos y productos más vendidos. Elabora informes detallados sobre el rendimiento de tu negocio en diferentes canales de ventas.
• Gestión fiscal: Al automatizar desgloses financieros detallados, QuickBooks te ayuda a maximizar tus deducciones, facilitando la temporada de impuestos.

Obtén la aplicación QuickBooks Online Shopify Connector.

Xero

Xero es un software de contabilidad basado en la nube para pequeñas y medianas empresas. Ofrece una serie de características de gestión financiera, como usuarios ilimitados, contabilidad de doble entrada y ayuda para presupuestos. También puedes personalizar tu panel para revisar todas tus métricas de ecommerce a la vez.

Características:

• Más de 800 integraciones: Se integra con varias aplicaciones de terceros, incluidas Shopify y Stripe, para mejorar su funcionalidad.
• Usuarios ilimitados: Puedes tener tantos usuarios de software como necesites, con varios niveles de control para diferentes cuentas.
• Facturación y presupuestos: Proporciona plantillas de facturación personalizables y una función para crear y enviar presupuestos. También incluye opciones para recordatorios automáticos, facturas recurrentes y la capacidad de enviar y recibir dinero de otros usuarios de Xero.
• Seguimiento de gastos: Conecta tu tarjeta de crédito y cuenta bancaria directamente en la aplicación, clasifica tus gastos, divide transacciones y recuerda las categorías de transacciones anteriores que has utilizado.

Obtén la aplicación Xero Shopify.

Zoho Books

Zoho Books es una plataforma integral para gestionar tus tareas contables y organizar tus transacciones. Proporciona un lugar único y seguro para manejar las facturas y cuentas de tu empresa, conciliar estados bancarios y controlar gastos.

Características:

• Importación: La capacidad de importar y organizar tus datos existentes para optimizar las operaciones.
• Personalización: Te permite adaptar las plantillas de transacciones de ventas y compras para satisfacer las necesidades comerciales y reflejar tu identidad de marca.
• Automatización: Facilita la priorización de tareas y la gestión de varias tareas con flujos de trabajo automatizados. Estos incluyen alertas por correo electrónico, actualizaciones de campos y notificaciones dentro de la aplicación.
• Gestión de documentos: Proporciona un lugar centralizado para todos tus documentos, permitiendo cargar y adjuntar documentos como recibos a los registros de transacciones. Los documentos también se pueden enviar directamente a tu bandeja de entrada, donde se clasifican y procesan automáticamente.

Cómo elegir el software adecuado de contabilidad para ecommerce 

Elegir la mejor solución de contabilidad para ecommerce para tu tienda es una gran decisión. A medida que compares tus diferentes opciones, ten en cuenta las siguientes consideraciones:

• Integraciones: Cuando combinas los dos sistemas, puedes automatizar fácilmente la transferencia de datos, mantener niveles de inventario precisos y simplificar tu cumplimiento fiscal.
• Escalabilidad: A medida que tu negocio crezca, tus necesidades contables cambiarán. Busca software que ofrezca diferentes planes de precios o paquetes a los que puedas actualizar a medida que aumenten tus necesidades.
• Características: Busca herramientas que ahorren tiempo, como facturación, seguimiento de gastos, cálculo de impuestos sobre las ventas, nómina y compatibilidad con varias divisas que puedan ayudar a simplificar tus tareas administrativas.
• Fácil de usar: No querrás pasar mucho tiempo aprendiendo (o capacitando a tu equipo) en el uso del software. Procura que sea intuitivo y tenga una interfaz limpia.
• Atención al cliente: Una buena atención es la salvación si te encuentras con problemas. Busca software con una fuerte atención al cliente, con chat en vivo, atención telefónica y una poderosa base de conocimientos.
• Seguridad: Tu información financiera es algo confidencial. Procura que tu software tenga características como autenticación de dos factores, cifrado de datos y copias de seguridad frecuentes para proteger tu información.
• Buenas reseñas: Consulta reseñas de otros negocios de ecommerce. Puedes navegar por sitios como G2 o la tienda de aplicaciones de Shopify para tener una buena idea de los pros y contras del software.

En general, el mejor software para ti depende de tus circunstancias específicas. Antes de comprometerte con uno, prueba una versión gratuita para ver si tiene todo lo que necesitas.

Prácticas recomendadas de contabilidad para ecommerce

Las reglas contables y las normas fiscales difieren según el país y el estado, por lo que mantenerse actualizado es crucial para tu éxito. Incluso si la contabilidad no es tu fuerte, hay algunas pautas simples que seguir para gestionar una operación de ecommerce fluida.

Ya sea que estés dirigiendo tu primera o quinta tienda online, aquí hay siete prácticas contables recomendadas que seguir:

1. Prioriza una buena contabilidad: Mantener tus libros equilibrados es clave para una contabilidad de ecommerce efectiva. Registra con precisión todas las transacciones financieras, incluyendo ventas, compras, ingresos y gastos. De esta manera, tendrás una comprensión clara de tu salud financiera.
2. Automatiza donde sea posible: La tecnología facilita la automatización de muchas tareas contables. Puedes utilizar software para rastrear ventas, calcular impuestos e incluso enviar facturas en tu nombre. Esto reduce el riesgo de errores humanos y te ahorra tiempo.
3. Utiliza un software de contabilidad para ecommerce: Hay muchas soluciones de software de contabilidad para negocios en línea que se integran con tu plataforma de ecommerce. Estos sistemas pueden ayudar a gestionar y conciliar tus ventas, inventario y gastos.
4. Concilia tus cuentas con frecuencia: Haz un hábito de comparar con frecuencia tus registros financieros con tus estados bancarios para asegurarte de que todo coincida. Esto puede ayudarte a detectar y corregir cualquier error antes de que se conviertan en problemas serios.
5. Haz un seguimiento del inventario: Una excelente gestión de inventario es vital para los negocios de ecommerce. Necesitas saber qué tienes en stock, qué se está vendiendo y qué no. Tu software contable puede ofrecer características de seguimiento de inventario, o puedes querer utilizar un sistema especializado de gestión de inventario.
6. Controla el flujo de caja: Mantén un ojo en tu flujo de caja: cuánto dinero está entrando y saliendo de tu negocio. Un flujo de caja positivo significa que el dinero está entrando y tu negocio es financieramente saludable, pero si sale más dinero del que entra, necesitarás abordar esto con rapidez.
7. Comprende el impuesto sobre las ventas: El impuesto sobre las ventas es complejo para los negocios de ecommerce, especialmente si vendes a clientes en diferentes estados o países. Comprende tus obligaciones y corrobora que estés cobrando y remitiendo la cantidad correcta de impuesto sobre las ventas.