Como administrar o fluxo de caixa da sua loja virtual

Não importa qual é a empresa ou no que ela atua, ela só vai dar certo se estiver administrando bem os processos internos do seu fluxo de caixa. Uma gestão eficaz do fluxo de caixa é um pilar fundamental para o sucesso dos negócios. 

Dados publicados pelo Sebrae revelam que 29% dos microempresários brasileiros acabam fechando o negócio cinco anos após a abertura, muitos sem sequer saber avaliar se estavam no lucro ou prejuízo. Isso significa que a falta de conhecimentos sobre uma boa gestão de caixa é um problema endêmico e alarmante.

É um desafio complicado, mas essencial: é preciso ter lucro, mas também manter um bom controle de caixa para garantir a longevidade do negócio.

O que é fluxo de caixa e como funciona a gestão dele?

O fluxo de caixa é a gestão do que entra e sai das contas da loja, seja em espécie ou em transações bancárias, eletrônicas ou de cartão. Quando ele é positivo, significa que o negócio gera mais dinheiro do que gasta. Mas, quando é negativo, significa que os ganhos não estão cobrindo as despesas.

O cálculo do fluxo de caixa deve ser feito por um período determinado de antemão, seja ele semanal, mensal ou até mesmo trimestral. Nele, são contabilizadas todas as transações da loja ocorridas no período em questão. 

O objetivo de todo negócio é conseguir mais dinheiro do que se tinha no início das operações, ou seja, ter um fluxo positivo.

Todo empreendedor de sucesso precisa aprender a realizar gerenciamento de fluxo de caixa de forma eficiente. O mais legal é que os preceitos básicos desta gestão podem ser aplicados tanto para o comércio como para as suas finanças pessoais.

Fluxo de caixa não é a mesma coisa que rentabilidade

Uma empresa pode ser rentável e ainda assim estar endividada, sem conseguir pagar as contas em dia. Também é possível que cumpra com todas as suas obrigações financeiras e não seja necessariamente rentável.

Se analisarmos por este ângulo, vemos que o conceito de rentabilidade é mais abstrato do que se pensa. Não se avalia o valor de um empreendimento apenas por sua rentabilidade ou lucro, é preciso olhar para o conjunto como um todo, analisando os procedimentos internos, os produtos comercializados e muitos outros aspectos.

Como calcular o lucro

O cálculo do lucro é simples: basta somar a receita bruta e subtrair o valor dos produtos vendidos. Esse é o chamado lucro bruto.

Acontece que seus custos são muito mais complexos do que simplesmente o preço de atacado dos produtos que vende. É provável que você pague aluguel para armazenar seu estoque físico, tenha despesas com publicidade e marketing, banda larga, pessoal, materiais de escritório, contador e muitas outras coisas. 

Estes gastos operacionais, como são chamados, são frequentemente ignorados no cálculo da rentabilidade. No entanto, para termos uma noção real do lucro, eles devem também ser subtraídos do lucro bruto que calculamos acima.

Estas despesas são necessárias para sua operação, mas não estão diretamente relacionadas com o custo dos artigos comercializados.

Portanto, a segunda etapa para calcularmos a rentabilidade é a subtração das despesas operacionais. Este número é o que chamamos de lucro líquido.

E é aí que está a chave: se o lucro líquido for positivo, tudo vai bem com sua loja. Mas, se foi negativo, significa que o negócio perdeu dinheiro. 

Benefícios de uma boa gestão de caixa

Quer você use um programa especializado, ou uma simples planilha do Excel, uma gestão de caixa bem-feita é essencial para a longevidade e o sucesso da sua empresa. Algumas das principais vantagens são:

1. Estimativa de períodos com baixo movimento

Saber identificar em quais períodos seu movimento tende a cair é um dos benefícios mais importantes da gestão do fluxo de caixa. Ao gerir o fluxo corretamente, é possível prevê-los com até meses de antecedência e evitar que atrapalhem a liquidez da operação, garantindo que todas as contas sejam cobertas.

Dentre táticas possíveis para lidar com estes períodos de seca, pode-se negociar com o locador novos prazos ou parcelamento de aluguel, adiar envios de produtos para pagar menos tarifas, ou criar promoções e ofertas para vender mais nesta época.

2. Menos estresse, melhores noites de sono

Quando você sabe que o caixa está bem administrado e as contas serão pagas, seu estresse cai e você trabalha com tranquilidade. Muita gente passa os dias se preocupando sem saber se as contas serão pagas no mês que vem, ou se vai sobrar dinheiro para manter a empresa aberta e funcionando.

Uma boa gestão de fluxo de caixa evita esses transtornos e direciona sua energia para estratégias de crescimento. 

3. Descobrir como e quando crescer

Ao focar numa boa administração do fluxo de caixa, você tem uma ideia clara de quando e de quanto pode investir para expandir seus negócios. Lembre-se que relatórios contábeis podem indicar valores em excesso no caixa, mas nem sempre os montantes aparecem na vida real.

O mesmo raciocínio é usado nas suas finanças pessoais, não é porque você tem algum dinheiro guardado no banco que pode gastar tudo de uma só vez sem pensar no futuro.

Análises semanais ou mensais de fluxo de caixa lhe permitem descobrir o quanto é necessário ter ali de "folga" para eventualidades, o quanto pode ser investido ou guardado no banco e qual é o momento certo de apostar no seu crescimento.

4. Crescimento financeiro, investimento e confiança do mercado

Empreendimentos de sucesso ocasionalmente necessitam de empréstimos e investimentos. Ao analisar se vale a pena apostar na sua ideia, investidores e bancos buscam verificar sua capacidade de pagar dívidas e o nível de confiança que conquistou no mercado.

Relatórios de gestão de fluxo de caixa podem ser apresentados como comprovantes de sua capacidade de pagar suas contas em dia e elevam a reputação da sua loja, além da sua própria reputação como empresário ou gestor. 

Para conquistar quem acredita de verdade no potencial dos seus negócios, é preciso ser transparente e eficiente.

5. Coleta de dados mais fidedignos

Uma projeção de fluxo de caixa e um orçamento são coisas bem diferentes. O orçamento é apenas uma idealização do que você prevê que possa acontecer, mas uma projeção de fluxo traz dados concretos, ajudando a concluir e investigar o que de fato está ocorrendo na loja.

É fácil sonhar com um mundo ideal no qual seu negócio caminha sozinho para o sucesso e esta tarefa pode ser deixada de lado. Mas essa é uma estratégia perigosa, especialmente se considerarmos quantas pequenas empresas acabam fechando.

O que é um demonstrativo de fluxo de caixa?

O termo fluxo de caixa se refere a um relatório que lista todas as transações realizadas por um período previamente determinado, o que pode ocorrer mensalmente, semestralmente ou anualmente. O relatório também mostra a utilização do dinheiro do caixa pela loja no período analisado.

A escolha da periodicidade vai variar com as preferências dos gestores, sendo que alguns preferem até analisar o fluxo diariamente. Outra opção a fazer é se irá listar as despesas individualmente ou por categoria, dependendo do que for mais prático para a dimensão ou a complexidade da operação.

No demonstrativo, também é comum encontrar um balanço financeiro para as próximas semanas, semestre ou para o resto do ano. A decisão do período de projeção também é sua e, antes de escolher, pode ser legal analisar as particularidades do seu nicho ou segmento.

Mas não se esqueça que projeções para longos períodos têm maiores chances de acabarem não se concretizando conforme o esperado.

Como criar a planilha de gestão do fluxo de caixa

Etapa 1: Prever gastos

O primeiro passo é criar uma lista de todas as despesas fixas e recorrentes, como aluguel, folha de pagamento, assinaturas de programas, anúncios, parcelas de empréstimo e tudo mais. Não deixe nada de fora, certifique-se de listar tudo, incluindo valor e data de vencimento. Se esquecer alguma coisa, corra para a planilha e a adicione.

Etapa 2: Prever as receitas

Agora faça uma estimativa da receita da loja, ou seja, todas as entradas de valores. Isso pode ser um pouco complicado, especialmente para algumas áreas de atuação, mas tente conseguir os itens e valores da forma mais precisa possível. Quando a operação é bem estabelecida, essa etapa fica mais fácil.

Comece elencando os lucros já confirmados, como entradas mensais ou contratos fixos. Nesse momento, estime também se estes valores estão previstos para aumentar, cair ou estabilizar. O cálculo fica mais complicado se a maior parte das entradas vier de clientes mais novos, pois isso deixa tudo mais incerto, mas é importante contabilizá-los, além de manter o pé no chão e fazer estimativas realistas.

Dados históricos dos últimos meses e anos também podem ajudar bastante nessa hora. Muitas vezes, dados do ano anterior podem permanecer fiéis ao momento atual, pois existem determinadas tendências e ciclos de mercado.

Mas, se tem certeza de que venderá mais agora, aumente a projeção conforme suas estimativas. No entanto, seja realista para não acabar no vermelho.

Outro detalhe é que se suas projeções forem semanais, não deixe de considerar alterações de movimento ocasionadas por feriados, datas especiais, promoções ou ofertas.

Etapa 3: Inserir dados

Com os dados em mãos, você já sai listando as entradas e saídas que julgar serem relevantes.

Se vende em diversos locais, recomendamos atribuir uma linha para cada canal de venda. Com relação aos rendimentos, insira-os apenas quando estiverem efetivamente na conta.

Depois, temos que listar as despesas, que podem incluir gastos imprevistos ou emergenciais categorizados como "outros". 

O balanço das transações é preenchido apenas pelo primeiro período, já que os períodos seguintes são projetados com base nestes dados.

Etapa 4: Atualizar a planilha de projeções

Pense no controle de caixa como uma planilha viva, que vai mudando e se adaptando de acordo com os acontecimentos. Assim sendo, uma boa ideia é salvá-la como planilha no Google, para que você possa atualizá-la de onde estiver ou conceder acesso para outras pessoas que podem participar da edição ou visualização dela, como seu administrador ou contador. 

A planilha só vai funcionar de verdade se for atualizada constantemente. Inclua novos dados pelo menos uma vez por semana. Isso também permite uma constante avaliação da precisão das projeções e dos gastos.

Conforme o tempo vai passando, oculte ou exclua as colunas que já não são relevantes. O ideal é ter sempre de quatro a seis semanas projetadas para o futuro.

Se um valor estiver em vermelho, exiba-o nesta cor, já que fica fácil de perceber e serve como um alerta imediato de que determinados ajustes devem ser feitos.

Assim, você fica sabendo quando precisa falar com o fornecedor, negociar um pagamento ou fazer o que for preciso para evitar um fluxo de caixa negativo.

Comece já a fazer sua gestão de fluxo de caixa

Uma boa gestão de fluxo de caixa é essencial para manter sua empresa aberta e no caminho do sucesso. Agora você já conhece o processo e sabe que é simples e fácil.

Basta querer e você pode administrar seu fluxo de caixa de maneira muito eficaz. Boa sorte e bons números!